Non può mai riguardare invece manifestazioni di volontà, come ad esempio procure, autorizzazioni, rinunce, accettazioni, assensi, dichiarazioni d'impegno ecc, o scritture private.
Quando la dichiarazione sostitutiva è rivolta a una Pubblica Amministrazione o a un esercente di un Pubblico Servizio la firma del dichiarante non deve essere autenticata; il dichiarante si limiterà ad allegare alla dichiarazione copia di un proprio documento di identità in corso di validità. Se rivolte ad un privato, in genere, le dichiarazioni sostitutive devono avere la firma autenticata da un incaricato comunale. La firma dovrà essere apposta alla presenza del funzionario e il dichiarante dovrà essere provvisto di un documento di identità in corso di validità. L'autentica della firma è soggetta all'imposta di bollo. Il soggetto privato che riceve la dichiarazione sostitutiva, può chiederne il controllo alla Pubblica Amministrazione competente per il rilascio della relativa certificazione, ma solo se a corredo della richiesta viene riportato il consenso scritto del dichiarante.
La dichiarazione sostitutiva può essere resa dai cittadini italiani, cittadini comunitari o cittadini non comunitari; in questo caso solo se quanto dichiarato può essere comprovati da una Pubblica Amministrazione italiana. In ogni caso il cittadino si assume la responsabilità di quanto dichiara e ne risponde penalmente in caso di dichiarazione falsa o mendace, come previsto dall'art. 76 del DPR 445/00.
