Il Funzionario Incaricato all'autentica della sottoscrizione è competente ad autenticare unicamente sottoscrizioni contenute in istanze / richieste o dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da presentare ai privati, come ad esempio banche e assicurazioni, mai a Uffici Pubblici o gestori di pubblici servizi. Possono essere legalizzate le sottoscrizioni su atti rivolti alla Pubblica Amministrazione o gestori di pubblici servizi quando finalizzati alla riscossione di benefici economici da parte di terze persone (pensione ratei maturati e non riscossi, assegni di invalidità). Il testo del documento, per il quale si richiede l'autentica di sottoscrizione, non può contenere dichiarazione aventi valore negoziale (manifestazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private ecc) né concretizzare una delega (salvo quanto previsto da normative speciali) o una procura.
Inoltre il documento deve essere redatto in lingua italiana: i documenti in lingua straniera devono essere accompagnati da una traduzione debitamente legalizzata.
